Program dla handlowców zintegrowany z Base.com – jak połączyć sprzedaż terenową z BaseLinkerem?

Firma ma już poukładany proces w Base.com. Zamówienia trafiają do panelu, magazyn wie, co kompletować, a integracja z ERP pomaga utrzymać porządek w dokumentach i stanach. Problem zaczyna się poza biurem, gdy przedstawiciele handlowi nadal zbierają zamówienia telefonicznie, w arkuszach, w notatniku albo przez wiadomości wysyłane do działu obsługi.

To nie jest tylko kwestia wygody. Każde ręczne przepisanie zamówienia to ryzyko pomyłki w indeksie produktu, ilości, cenie, adresie dostawy lub danych klienta. Przy kilku zamówieniach dziennie da się to jeszcze kontrolować. Przy większej sieci handlowców robi się z tego wąskie gardło.

Właśnie w takim scenariuszu warto rozważyć połączenie programu dla przedstawicieli handlowych Z24 z Base.com, znanym także jako BaseLinker.

Handlowiec może złożyć zamówienie bezpośrednio podczas wizyty u klienta.

Gdzie kończy się Base.com, a zaczyna potrzeba pracy mobilnej

Base.com dobrze sprawdza się jako centrum obsługi zamówień, integracji sklepów, marketplace’ów, magazynu i wybranych procesów powiązanych z ERP. W wielu firmach to właśnie tam trafia sprzedaż internetowa, a zespół operacyjny wie, co dalej zrobić z zamówieniem.

Sprzedaż terenowa działa inaczej. Handlowiec odwiedza klienta, sprawdza potrzeby, prezentuje ofertę, czasem przyjmuje reklamację, czasem zbiera informacje o konkurencji, a na końcu składa zamówienie. Potrzebuje narzędzia, które działa w kontekście wizyty, klienta i katalogu produktów, a nie tylko panelu do obsługi zamówień.

Tu pojawia się Z24 jako aplikacja dla przedstawicieli handlowych. Jej rola nie polega na zastępowaniu Base.com w obsłudze magazynu czy realizacji. Z24 może pełnić funkcję mobilnego narzędzia pracy handlowca, które zbiera dane w terenie i przekazuje zamówienie dalej do procesu, który firma już ma.

Praktyczny scenariusz w firmie handlowej

Wyobraźmy sobie dystrybutora, który sprzedaje produkty do sklepów detalicznych, punktów usługowych albo odbiorców B2B. Firma korzysta z Base.com do obsługi zamówień z kanałów online i do połączenia z systemem ERP. Magazyn pracuje według danych dostępnych w tym ekosystemie.

Jednocześnie w terenie działa kilku lub kilkunastu handlowców. Każdy ma przypisanych klientów i plan wizyt. Podczas spotkania klient zamawia produkty, pyta o dostępność, prosi o powtórzenie poprzedniego zamówienia albo wybiera kilka pozycji z aktualnej oferty.

Bez integracji proces wygląda często tak:

Handlowiec zapisuje zamówienie w notatkach, arkuszu lub wiadomości.

Klient czeka na potwierdzenie.

Błąd może pojawić się na etapie zapisu lub przepisywania.

Dział obsługi przepisuje je do systemu i sprawdza dane.

Magazyn otrzymuje zamówienie dopiero po ręcznym wprowadzeniu.

Korekta zabiera czas handlowca, obsługi i magazynu.

Po wdrożeniu połączenia Z24 z Base.com schemat może być prostszy. Handlowiec wybiera klienta, dodaje produkty, uzupełnia wymagane informacje i zatwierdza zamówienie. Następnie integracja przekazuje dane do Base.com, gdzie zamówienie może wejść do istniejącego procesu realizacji.

To praktyczna integracja Base.com ze sprzedażą terenową, bez budowania osobnego obiegu tylko dla handlowców.

Co Z24 daje przedstawicielowi w terenie

Dobry program dla handlowców nie powinien wymagać od przedstawiciela pracy „na około”. Handlowiec nie jest operatorem systemu ERP. Potrzebuje szybkiego dostępu do informacji i prostego sposobu złożenia poprawnego zamówienia.

Z24 może wspierać codzienną pracę w takich obszarach:

• obsługa bazy klientów w terenie,

• dostęp do produktów potrzebnych podczas wizyty,

• planowanie i realizacja wizyt handlowych,

• tworzenie zamówień u klienta,

• zapisywanie danych potrzebnych do dalszej obsługi.

  
  

Największa różnica pojawia się przy samym składaniu zamówienia. Zamiast wysyłać zdjęcie kartki albo wiadomość z listą produktów, handlowiec tworzy zamówienie w aplikacji. Dane są bardziej uporządkowane od początku. Łatwiej też wymusić uzupełnienie podstawowych informacji, które są potrzebne do realizacji.

W praktyce oznacza to mniej telefonów z pytaniami typu: „który wariant produktu klient miał na myśli?”, „czy dostawa idzie na standardowy adres?”, „czy ta cena była uzgodniona?”. Nie wszystkie wyjątki znikną, ale znaczna część prostych pomyłek może zostać ograniczona.

Jak integracja z Base.com porządkuje dalszą realizację

Samo złożenie zamówienia w aplikacji mobilnej nie wystarczy, jeśli później ktoś i tak musi przepisać je do Base.com. Wartość pojawia się dopiero wtedy, gdy utworzone zamówienie trafia automatycznie do miejsca, w którym firma już obsługuje sprzedaż.

W połączeniu Z24 i Base.com chodzi o to, aby zamówienia Base.com mogły obejmować także sprzedaż terenową. Handlowiec pracuje w swoim narzędziu, a zespół realizacji nie musi uczyć się osobnego procesu.

Dobrze zaplanowana integracja SFA może przekazywać dane zamówienia do dalszej obsługi. Zakres takiego połączenia powinien wynikać z ustaleń wdrożeniowych i możliwości technicznych po obu stronach. Nie warto zakładać automatycznie, że każda informacja z jednego systemu będzie dostępna w drugim bez konfiguracji.

Najczęściej do omówienia są takie dane:

• lista produktów i ich identyfikatory,

• ilości zamawianych pozycji,

• dane klienta i dane dostawy,

• informacje potrzebne do wystawienia dokumentów,

• uwagi do realizacji,

• status lub informacja o poprawnym przekazaniu zamówienia.

  
  

Jeśli firma korzysta z ERP, trzeba też sprawdzić, jak dane z Base.com dalej przechodzą do tego systemu. Z24 nie musi bezpośrednio zastępować integracji z ERP. Często lepszym układem jest wykorzystanie istniejącej ścieżki, czyli przekazanie zamówienia do Base.com, a następnie dalsza obsługa zgodnie z obecnym procesem.

Jakie dane warto synchronizować

Synchronizacja powinna wspierać proces handlowy, ale nie powinna być szersza niż potrzeba. Im więcej danych przenosi się między systemami, tym większe znaczenie ma kontrola jakości, mapowanie pól i utrzymanie integracji.

Na starcie warto odpowiedzieć na kilka pytań:

• Jakie produkty handlowiec musi widzieć w Z24?

• Czy potrzebne są warianty, jednostki miary, kody lub opisy?

• Jak identyfikowany jest klient między Z24, Base.com i ERP?

• Jakie informacje są wymagane, aby Base.com mogło przyjąć zamówienie?

• Co powinno się stać, jeśli zamówienie nie przejdzie poprawnie?

  
  

Szczególnie ważne są produkty. Jeśli handlowiec wybiera towar z katalogu w Z24, w Base.com musi dać się jednoznacznie rozpoznać, o jaki produkt chodzi. W przeciwnym razie automatyzacja traci sens, bo ktoś znów musi ręcznie poprawiać pozycje zamówienia.

Podobnie jest z klientami. Firma powinna ustalić, czy klienci będą synchronizowani, wybierani z listy, dopasowywani po identyfikatorze, czy obsługiwani w inny sposób. To nie jest detal techniczny. Od tego zależy, czy zamówienie trafi do właściwego odbiorcy i czy dalsza obsługa przebiegnie bez zbędnych wyjaśnień.

Dane z zamówienia terenowego powinny pasować do procesu magazynowego.

Największe korzyści są operacyjne

Integracja Z24 z Base.com nie musi być wielkim projektem zmiany całej firmy. Jej sens jest bardzo praktyczny: połączyć miejsce, w którym handlowiec sprzedaje, z miejscem, w którym firma realizuje zamówienia.

Najważniejsze korzyści to:

Mniej ręcznego przepisywania

Zamówienie utworzone w terenie nie musi przechodzić przez skrzynkę mailową, komunikator albo arkusz. To skraca drogę od klienta do realizacji.

Mniej błędów w danych

Wybór produktów z listy i uporządkowany formularz ograniczają pomyłki wynikające z nieczytelnych notatek, skrótów i ręcznego przepisywania.

Lepsze wykorzystanie obecnego ekosystemu

Firma nie rezygnuje z BaseLinker ani z połączeń z ERP. Sprzedaż terenowa zostaje dołączona do procesu, który już działa.

Szybsza reakcja zespołu realizacji

Gdy zamówienie trafia do Base.com bez pośredniego przepisywania, magazyn i obsługa mogą szybciej podjąć dalsze działania.

Większa kontrola nad pracą handlowców

Z24 może wspierać obsługę wizyt, klientów i zamówień w jednym narzędziu. Kierownictwo sprzedaży zyskuje bardziej uporządkowany obraz pracy w terenie.

Na co zwrócić uwagę przed wdrożeniem

Przed rozpoczęciem integracji warto opisać proces od wizyty handlowca do zakończenia realizacji zamówienia. Najlepiej zrobić to na prawdziwym przykładzie, z typowym klientem i typowym koszykiem produktów.

Trzeba ustalić, które dane są konieczne, a które tylko pomocnicze. Następnie warto sprawdzić, jak obecnie działa Base.com, jakie pola są wykorzystywane, gdzie trafiają zamówienia i jak wyglądają integracje z ERP lub magazynem.

Dobrą praktyką jest rozpoczęcie od prostego scenariusza. Na przykład: handlowiec wybiera istniejącego klienta, dodaje produkty, wpisuje uwagi i przekazuje zamówienie do Base.com. Dopiero po sprawdzeniu tego przepływu warto rozbudowywać kolejne elementy.

Kiedy takie połączenie ma największy sens

Z24 połączone z Base.com najlepiej sprawdzi się w firmach, które mają już poukładaną obsługę zamówień, ale sprzedaż terenowa działa obok niej. Jeśli handlowcy generują istotną część przychodu, a ich zamówienia nadal są przepisywane ręcznie, integracja może szybko uporządkować codzienną pracę.

Nie chodzi o dodanie kolejnego systemu dla samego systemu. Chodzi o to, aby handlowiec miał wygodne narzędzie w terenie, a firma nie musiała tworzyć równoległego procesu realizacji. Z24 obsługuje pracę przy kliencie, Base.com przejmuje zamówienie tam, gdzie zaczyna się operacyjna realizacja.

Najlepszy następny krok to spisanie obecnego obiegu zamówienia terenowego i zaznaczenie miejsc, w których dane są przepisywane ręcznie. Właśnie tam najczęściej widać, czy integracja ma realne uzasadnienie.