Nowa Analiza sprzedaży w Zamawiaj24. Twoje dane, Twój układ
Pomysł na nową funkcję pojawił się w bardzo praktyczny sposób, podczas rozmowy z klientem. Opowiadał, że w poprzednim systemie intensywnie korzystał z tabel przestawnych. Dla niego była to jedna z najważniejszych metod pracy z danymi sprzedażowymi, bo pozwalała szybko zmieniać perspektywę: raz patrzeć na sprzedaż według handlowców, innym razem według produktów, kategorii, kontrahentów albo czasu.
Rozmowa odbyła się jednego dnia. Następnego dnia pierwsza wersja rozwiązania była już dostępna w Zamawiaj24.
To dobrze pokazuje kierunek, w którym rozwija się platforma. Nie chodzi tylko o dodawanie kolejnych ekranów i kolejnych gotowych wydruków. Chodzi o to, aby użytkownik mógł samodzielnie pracować na danych, bez czekania na nowy raport, bez tworzenia zgłoszeń do informatyka i bez kompromisów typu „to zestawienie prawie odpowiada na moje pytanie”.
Tak powstała Analiza sprzedaży, czyli funkcja, która pozwala budować dynamiczne zestawienia w Zamawiaj24 podobnie jak tabela przestawna, ale bez wychodzenia z systemu SFA.
Raport nie musi być wcześniej zaprojektowany
W wielu systemach raportowanie sprzedaży działa według dość sztywnego schematu. Najpierw ktoś musi określić, jakie pola mają znaleźć się w raporcie. Później informatyk albo dostawca systemu przygotowuje zestawienie. Następnie użytkownik sprawdza, czy raport odpowiada na jego pytanie.
Często okazuje się, że prawie odpowiada.
Brakuje dodatkowego podziału, innego zakresu dat, kolejnej kolumny albo porównania z innym wymiarem danych. Powstaje więc następna prośba o zmianę. Potem kolejna. W efekcie raporty sprzedaży zaczynają się mnożyć, a mimo to trudno uzyskać prostą odpowiedź na bieżące pytanie biznesowe.
W sprzedaży problem polega na tym, że pytania zmieniają się szybko. Kierownik sprzedaży może rano sprawdzać wyniki handlowców, po południu analizować produkty w wybranej sieci handlowej, a pod koniec tygodnia porównywać dystrybutorów według kategorii. Dyrektor handlowy będzie patrzeć na marżę, obrót, wolumen, liczbę zamówień i strukturę sprzedaży. Producent może chcieć wiedzieć, które grupy produktowe rosną u konkretnych kontrahentów, a dystrybutor, które produkty sprzedają się najlepiej w wybranym regionie lub kanale.
Gotowy raport rzadko wystarcza na długo.
Dlatego w Zamawiaj24 założenie jest inne. Użytkownik sam decyduje, jak chce spojrzeć na swoje dane. Wybiera interesujące go pola, zakres i sposób grupowania, a system buduje analizę na podstawie tych ustawień.
Jak działa Analiza sprzedaży w Zamawiaj24
Analiza sprzedaży pozwala odpowiedzieć na pytania, które wcześniej często wymagały eksportu danych do arkusza, ręcznej obróbki albo przygotowania osobnego raportu. Teraz można to zrobić bezpośrednio w Zamawiaj24.
Punktem wyjścia jest wybór zakresu dat. Użytkownik może analizować konkretny dzień, tydzień, miesiąc, kwartał, sezon sprzedażowy albo dowolny okres, który ma znaczenie dla firmy.
Następnie wybiera sposób grupowania danych. To właśnie tutaj funkcja zaczyna działać jak elastyczne narzędzie do analizy, a nie sztywny raport.
Dane można grupować między innymi według:
handlowca,
dystrybutora,
kontrahenta,
produktu,
producenta,
kategorii produktu,
sieci handlowej,
czasu.
Te wymiary można układać tak, aby uzyskać dokładnie taki widok, jaki jest potrzebny w danej chwili. Raz może to być sprzedaż kategorii według handlowców. Innym razem sprzedaż produktów według sieci handlowych. Przy kolejnej analizie, zestawienie dystrybutorów i producentów w wybranym okresie.
Użytkownik wybiera też dane, które tworzą dynamiczne kolumny. Dzięki temu analiza nie jest płaską listą wyników, ale układem, który może pokazywać sprzedaż w podziale na wybrane wartości. To ważne, bo wiele pytań sprzedażowych dotyczy porównania: między osobami, kanałami, kategoriami, produktami lub okresami.
Co można mierzyć w analizie
Samo grupowanie danych to dopiero pierwsza część pracy. Druga to wybór wartości, które mają zostać policzone.
W Analizie sprzedaży można badać między innymi:
wartość netto,
wartość brutto,
wartość VAT,
ilość sprzedanych produktów,
liczbę pozycji,
liczbę zamówień.
To pozwala spojrzeć na sprzedaż z kilku stron. Wartość netto pokaże obrót bez podatku. Wartość brutto może być przydatna przy analizie pełnej wartości zamówień. Ilość pozwala szybko ocenić wolumen. Liczba pozycji pokazuje strukturę zamówień, a liczba zamówień pomaga sprawdzić aktywność klientów i handlowców.
Do tego dochodzą agregacje, czyli sposób liczenia danych. Użytkownik może wybrać:
sumę,
średnią,
minimum,
maksimum.
W praktyce oznacza to, że to samo źródło danych można wykorzystać do różnych celów. Suma sprzedaży pokaże całkowity wynik. Średnia pomoże ocenić typową wartość zamówienia lub pozycji. Minimum i maksimum pozwolą szybko wychwycić skrajne wartości, na przykład największe zamówienie w danej kategorii albo najniższy wolumen sprzedaży dla wybranego produktu.
Przykłady pytań, na które można odpowiedzieć od razu
Największa wartość Analizy sprzedaży pojawia się wtedy, gdy konkretne pytanie można sprawdzić od razu, bez przygotowywania nowego raportu.
Przykład pierwszy:
Który handlowiec sprzedaje najwięcej poszczególnych kategorii?
W takim zestawieniu można pogrupować dane według handlowców, a jako dynamiczne kolumny ustawić kategorie produktu. Wynik pokazuje, kto odpowiada za sprzedaż konkretnych grup asortymentu. To przydatne przy ocenie specjalizacji handlowców, planowaniu działań promocyjnych i rozmowach o celach sprzedażowych.
Przykład drugi:
Jak wygląda sprzedaż kategorii przez dystrybutorów?
Tutaj można porównać dystrybutorów w podziale na kategorie. Taki widok pomaga sprawdzić, które grupy produktów dobrze pracują w danym kanale, a gdzie potencjał jest jeszcze niewykorzystany. Producent może szybciej zobaczyć, u którego partnera warto wzmocnić ofertę, a dystrybutor może ocenić strukturę własnej sprzedaży.
Przykład trzeci:
Które produkty najlepiej sprzedają się w poszczególnych sieciach?
To analiza szczególnie cenna tam, gdzie sprzedaż odbywa się przez wiele sieci handlowych lub grup kontrahentów. Wystarczy zestawić produkty z sieciami i wybrać odpowiednią miarę, na przykład ilość albo wartość netto. Dzięki temu łatwiej zauważyć różnice w asortymencie, popularności produktów i skuteczności działań sprzedażowych.
Takich pytań może być znacznie więcej:
Jak zmieniała się sprzedaż producentów miesiąc po miesiącu?
Który kontrahent składa najwięcej zamówień w danej kategorii?
Jaka jest średnia wartość zamówienia u poszczególnych handlowców?
Które produkty mają najwyższą i najniższą sprzedaż w wybranym okresie?
Jak wygląda sprzedaż danej kategorii u konkretnych dystrybutorów?
Każde z tych pytań można potraktować jako inny układ tej samej analizy danych sprzedażowych.
Bez SQL, bez eksportów i bez czekania na kolejne zestawienie
Analiza sprzedaży została zaprojektowana tak, aby osoba pracująca z danymi nie musiała znać SQL, budować zapytań ani rozumieć technicznej struktury bazy danych. Nie trzeba też tworzyć raportu od podstaw ani prosić informatyka o przygotowanie kolejnego widoku.
Użytkownik wybiera pola, które go interesują. Zamawiaj24 buduje analizę.
To zmienia sposób pracy z systemem SFA. Dane przestają być czymś, co trzeba „wyciągnąć” z systemu i obrobić gdzie indziej. Stają się narzędziem do bieżącego zarządzania sprzedażą.
Program dla przedstawicieli handlowych powinien wspierać codzienną pracę w terenie, ale również dawać menedżerom szybki dostęp do informacji. Raporty dla handlowców pomagają sprawdzić aktywność i wyniki. Analizy dla kierowników i dyrektorów pomagają zauważyć trendy, porównać kanały i podejmować decyzje na podstawie aktualnych danych.
Właśnie temu służy nowa funkcja. Nie zastępuje wszystkich raportów, bo część zestawień nadal może mieć stały, powtarzalny charakter. Daje jednak większą swobodę tam, gdzie pojawia się nowe pytanie, potrzeba szybkiego porównania albo chęć sprawdzenia hipotezy sprzedażowej.
Większa samodzielność w pracy z danymi
Najważniejsza zmiana polega na przesunięciu kontroli bliżej użytkownika. Osoba analizująca sprzedaż nie musi dopasowywać pytania do istniejącego raportu. Może dopasować analizę do pytania.
To szczególnie ważne w firmach, które pracują na wielu poziomach danych: handlowcy, kontrahenci, dystrybutorzy, producenci, produkty, kategorie, sieci handlowe i okresy sprzedaży. Im więcej wymiarów, tym większa potrzeba elastycznego spojrzenia.
Dzięki Analizie sprzedaży można szybciej przejść od pytania do odpowiedzi. A to oznacza krótszą drogę od danych do decyzji: o priorytetach dla handlowców, działaniach u dystrybutorów, promocjach, asortymencie, rozmowach z kontrahentami czy planowaniu celów.
Nowa Analiza sprzedaży jest już dostępna w Zamawiaj24.
Komentarze