Edycja jak w Excelu – jeszcze szybsze zarządzanie produktami i kontrahentami w Z24
Duża baza produktów i kontrahentów to siła firmy, ale też codzienna praca administracyjna. Zmiana cen, uzupełnienie kodów, korekta adresów, przypisanie rabatów czy aktualizacja cenników potrafią zająć sporo czasu, zwłaszcza gdy każdą pozycję trzeba otwierać osobno.
W Zamawiaj24 ten proces stał się znacznie prostszy. Do platformy trafiła edycja tabelaryczna produktów i kontrahentów, czyli sposób pracy dobrze znany z arkuszy kalkulacyjnych. Administrator może zmieniać dane bezpośrednio w komórkach tabeli, przechodzić między nimi klawiaturą i zapisać wiele poprawek jednym przyciskiem.
To funkcja zaprojektowana z myślą o firmach, które pracują na dużych katalogach produktów, rozbudowanej bazie klientów i aktywnych zespołach sprzedaży. Szczególnie skorzystają z niej dystrybutorzy, hurtownie, kierownicy sprzedaży oraz administratorzy systemów SFA.
Mniej klikania, więcej realnej pracy na danych
Do tej pory zmiana danych w wielu systemach wymagała powtarzalnego schematu. Trzeba było znaleźć produkt albo kontrahenta, otworzyć formularz, poprawić konkretne pole, zapisać zmianę, wrócić do listy i przejść do kolejnego rekordu.
Przy małej liczbie zmian nie jest to problem. Przy większej bazie szybko robi się z tego żmudne zadanie. Jeśli trzeba zaktualizować kilkadziesiąt cen, poprawić jednostki miary, zmienić stawki VAT albo przypisać kontrahentom nowe statusy, każda dodatkowa operacja wydłuża pracę.
Nowa funkcja w Zamawiaj24 upraszcza ten proces. Administrator widzi dane w formie tabeli i może edytować je bez otwierania kolejnych okien. W praktyce oznacza to:
wpisywanie wartości bezpośrednio w komórkach,
szybkie przechodzenie między polami za pomocą klawiatury,
poprawianie wielu rekordów w jednym widoku,
zapisanie wszystkich zmian dopiero po zakończeniu pracy.
To podejście jest szczególnie wygodne tam, gdzie dane zmieniają się często. Sprzedaż B2B działa dynamicznie, a aktualne informacje w systemie mają wpływ na pracę handlowców, obsługę zamówień i komunikację z klientami.
Szybsza praca z produktami bez otwierania każdego formularza
W katalogu produktowym najczęściej zmieniają się te dane, które bezpośrednio wpływają na ofertę i zamówienia. Ceny, podatki, nazwy, kody czy jednostki muszą być aktualne, bo korzystają z nich przedstawiciele handlowi, osoby obsługujące klientów i osoby odpowiedzialne za sprzedaż.
Nowa edycja produktów w tabeli pozwala wygodnie aktualizować między innymi:
ceny sprzedaży,
ceny zakupu,
stawki VAT,
nazwy produktów,
kody i indeksy,
kategorie,
jednostki miary.
Przykład jest prosty. Firma otrzymuje nowy cennik od dostawcy i musi zmienić ceny zakupu oraz część cen sprzedaży. W tradycyjnym modelu administrator otwierałby po kolei wiele kart produktów. Teraz może wyszukać odpowiednie pozycje, posortować listę, przejść po komórkach i wprowadzić zmiany w jednym widoku.
Podobnie wygląda korekta nazw lub kodów. Jeśli w katalogu pojawiły się niespójności, nie trzeba przeskakiwać między formularzami. Wystarczy pracować na tabeli, podobnie jak w arkuszu, ale bez wychodzenia z Zamawiaj24.
Dla firmy oznacza to mniej czasu poświęconego na administrację i mniejsze ryzyko, że część danych zostanie pominięta przez zmęczenie powtarzalnymi czynnościami.
Baza kontrahentów łatwiejsza do utrzymania w porządku
Aktualna baza kontrahentów to podstawa dobrej obsługi B2B. Jeśli adres dostawy jest nieprawidłowy, numer telefonu nieaktualny albo klient ma przypisany niewłaściwy cennik, konsekwencje mogą szybko trafić do działu handlowego i obsługi zamówień.
Edycja tabelaryczna w Zamawiaj24 pomaga utrzymać porządek także po stronie kontrahentów. Administrator może wygodnie poprawiać dane adresowe i kontaktowe, a także zmieniać ustawienia, które wpływają na sposób obsługi klienta.
W tabeli można pracować na takich danych jak:
adresy i dane kontaktowe,
kategorie kontrahentów,
statusy,
obszary,
sieci handlowe,
przypisane cenniki,
rabaty.
To szczególnie przydatne przy zmianach organizacyjnych. Jeśli część klientów trafia do nowego obszaru sprzedażowego, można szybciej zaktualizować przypisania. Jeśli hurtownia wprowadza nowe grupy rabatowe, administrator może sprawniej poprawić dane w wielu rekordach. Jeśli firma porządkuje kontakty po kampanii telefonicznej lub aktualizacji danych klientów, praca na tabeli pozwala zakończyć zadanie bez zbędnego przełączania widoków.
Dobre zarządzanie kontrahentami nie polega tylko na gromadzeniu danych. Liczy się ich bieżąca jakość. Im łatwiej poprawiać informacje, tym większa szansa, że system faktycznie pozostaje aktualny.
Zbiorczy zapis daje kontrolę nad zmianami
W nowym sposobie pracy ważne jest nie tylko to, że dane można szybko edytować. Liczy się też sposób ich zatwierdzania.
Administrator może wprowadzić wiele poprawek, przejść przez kolejne komórki, sprawdzić efekty i dopiero na końcu zatwierdzić zmiany jednym przyciskiem. Taki zbiorczy zapis dobrze pasuje do pracy z większymi zakresami danych.
Daje to kilka praktycznych korzyści.
Po pierwsze, można skupić się na całym zadaniu, a nie na zapisywaniu każdej pojedynczej pozycji. Po drugie, łatwiej sprawdzić serię zmian przed zatwierdzeniem. Po trzecie, praca jest bardziej płynna, bo nie przerywa jej ciągłe otwieranie formularzy i czekanie na zapis kolejnych rekordów.
To właśnie tutaj widać sens funkcji takich jak zbiorcza edycja danych. Nie chodzi o samo przyspieszenie kliknięć. Chodzi o wygodniejszy model pracy z informacjami, które mają realny wpływ na sprzedaż.
Wyszukiwanie, sortowanie i paginacja pomagają przy tysiącach rekordów
Praca z dużą bazą wymaga czegoś więcej niż samej możliwości edycji komórek. Przy tysiącach produktów i kontrahentów kluczowe jest szybkie dotarcie do właściwych danych.
Dlatego edycja tabelaryczna w Zamawiaj24 współpracuje z mechanizmami, które administratorzy znają z codziennej pracy:
wyszukiwaniem,
sortowaniem,
paginacją.
Wyszukiwanie pozwala szybko zawęzić listę do konkretnej grupy produktów lub klientów. Sortowanie pomaga odnaleźć rekordy według ceny, nazwy, kategorii, statusu czy innego pola. Paginacja ułatwia pracę z dużymi zbiorami bez przeciążania widoku.
Dzięki temu zarządzanie produktami i praca, jaką obejmuje baza kontrahentów, stają się wygodniejsze nawet wtedy, gdy firma obsługuje bardzo szeroki asortyment albo rozbudowaną sieć odbiorców.
To ważne także z perspektywy zespołu handlowego. Aktualne dane w platformie wspierają automatyzację pracy handlowców, ponieważ przedstawiciele korzystają z poprawnych cen, rabatów, cenników i informacji o klientach. W takim ujęciu Zamawiaj24 działa jako praktyczny program dla przedstawicieli handlowych i oprogramowanie SFA, które wspiera codzienne procesy sprzedaży B2B bez dokładania zbędnej pracy administracyjnej.
Tradycyjna edycja nadal jest dostępna
Nowa funkcja nie zastępuje dotychczasowego sposobu pracy. Formularze produktów i kontrahentów nadal pozostają dostępne.
To ważne, bo nie każda zmiana wymaga tego samego narzędzia. Przy szybkich poprawkach, takich jak cena, kategoria, rabat czy status, tabela będzie zwykle wygodniejsza. Przy bardziej szczegółowej konfiguracji konkretnego rekordu klasyczny formularz nadal może być najlepszym wyborem.
Użytkownik sam decyduje, jak chce pracować. Może szybko poprawiać dane w tabeli albo wejść w szczegóły konkretnego produktu lub kontrahenta. Dzięki temu nowa funkcja nie burzy dotychczasowych nawyków, tylko dodaje kolejny, szybszy sposób działania.
Mała zmiana w interfejsie, duża różnica w codziennej administracji
Edycja tabelaryczna wygląda znajomo, bo przypomina pracę w arkuszu kalkulacyjnym. Różnica polega na tym, że odbywa się bezpośrednio w platformie, w której firma obsługuje produkty, kontrahentów, handlowców i zamówienia B2B.
To skraca drogę od decyzji do aktualizacji danych. Nowa cena może szybciej trafić do katalogu. Poprawiony adres szybciej pojawia się przy kontrahencie. Zmieniony rabat szybciej zaczyna wspierać właściwe warunki sprzedaży.
Zamawiaj24 jest rozwijany od niemal 20 lat jako polska platforma dla firm, które chcą lepiej organizować sprzedaż terenową, obsługę klientów i zamówienia B2B. Nowa funkcja wpisuje się w ten kierunek. Ułatwia codzienną pracę osobom odpowiedzialnym za dane i zmniejsza liczbę powtarzalnych czynności, które wcześniej zabierały czas.
Jeśli firma pracuje na dużej liczbie produktów lub kontrahentów, taka zmiana szybko staje się odczuwalna. Mniej otwieranych okien. Mniej ręcznego przechodzenia między formularzami. Więcej sprawnej pracy na danych, które napędzają sprzedaż.
Warto poznać Zamawiaj24 bliżej i sprawdzić, jak edycja tabelaryczna może usprawnić codzienną administrację w sprzedaży B2B.
Komentarze